Oekraïne - Werkgeverslijn (2024)

Op 24 februari 2022 begon de oorlog in Oekraïne. Er ontstond een ongekende humanitaire crisis. Oekraïense vluchtelingen zochten een veilig heenkomen in landen dichtbij, maar ook in Nederland. Op grond van de Richtlijn tijdelijke bescherming Oekraïne, hebben vluchtelingen rechten gekregen op huisvesting, zorg, onderwijs én toegang tot de arbeidsmarkt. De richtlijn tijdelijke bescherming Oekraïners is verlengd tot 4 maart 2025.

Wil je als ondernemer ook Oekraïense werknemers in dienst nemen, dan zijn er een aantal aandachtspunten waar je rekening mee moet houden.

Inschrijven bij gemeente of RNI

Vluchtelingen die bij jou wonen, dienen zich zo snel als mogelijk in te schrijven in de Basisregistratie Personen (BRP). Dat gebeurt bij de gemeente. Als de Oekraïense werknemer korter dan vier maanden in Nederland gaat verblijven, schrijft hij/zij zich in bij een RNI-loket. Indien gewenst, kun je ze bij de inschrijving helpen.

Melden Oekraïense werknemer bij UWV

Oekraïners die in Nederland gaan werken moeten gemeld worden aan het UWV. Ten minste twee dagen voor aanvang van de werkzaamheden moet bij het UWV het volgende worden gemeld:

• Gegevens van de werkgever: bedrijfsnaam, vestigingsadres, postcode en vestigingsplaats, KvK-nummer en sector;
• De identiteitsgegevens van de vreemdeling: voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, documentnummer van het reisdocument en v-nummer (vreemdelingennummer van de IND);
• Gegevens over de werkzaamheden: begin- en einddatum van het dienstverband, functie, omschrijving en plaats van de werkzaamheden, arbeidsduur, voor zover van toepassing de toepasselijke cao, het loon en voor zover daarin wordt voorzien door de werkgever, gegevens over de huisvesting.

Klik hier voor het aanmelden van Oekraïense werknemers

Bewijs van verblijf

Oekraïense werknemers die in Nederland willen werken moeten in het bezit zijn van een bewijs van verblijf. Sinds 1 april 2022 geldt er een vrijstelling voor de tewerkstellingsvergunning (TWV) voor werkgevers die vluchtelingen uit Oekraïne in loondienst willen nemen. Vluchtelingen uit Oekraïne krijgen tijdelijke status als ontheemd. Die status geeft hen het recht om te mogen werken in Nederland. Met ingang van 1 november 2022 is een bewijs van verblijf verplicht om aan te tonen dat een Oekraïense werknemer mag werken in Nederland. Dit bewijs bestaat uit een sticker of O-document (officieel Het Vreemdelingen Identiteitsbewijs model 2014). Via de site van de IND kan je een afspraak maken voor een bewijs van verblijf. Het ophalen van het bewijs van verblijf kan bij de IND vestiging in Amsterdam.

Twijfel je of jouw toekomstige Oekraïense medewerker onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming valt? Je kunt op de website van de Rijksoverheid lezen wat de voorwaarden zijn om onder de richtlijn te vallen. Uiteindelijk wordt door de IND bepaalt, op basis van de informatie die zij hebben, of aan de voorwaarden is voldaan en of het bewijs van verblijf wordt afgegeven.

Heeft jouw medewerker al een bewijs van verblijf? Lees hierhoe je kunt controleren of deze nog geldig is.

Bankrekeningnummer en leefgeld

Vluchtelingen uit Oekraïne kunnen na aankomst in Nederland bij banken en andere betaaldienstverleners een betaalrekening openen. Met een betaalrekening kunnen zij onder meer leefgeld of loon ontvangen en dagelijkse boodschappen betalen. Bij iedere betaalrekening zit een IBAN, een betaalpas en de mogelijkheid om via internetbankieren of met een mobiele app te betalen en bankieren. Lees verder…

Voor het openen van een bankrekeningnummer is een erkend identiteitsbewijs nodig. Heeft de vluchteling deze niet? Ook dan is het mogelijk een bankrekeningnummer te openen. Lees verder…

Vluchtelingen uit Oekraïne ontvangen leefgeld. Ze krijgen geen leefgeld meer als zij betaald werk gaan doen. De vluchteling meldt dit bij de gemeente. Het leefgeld stopt dan vanaf de 1e dag van de volgende maand. Meer informatie over leefgeld lees je op de website van Rijksoverheid.

Zorgkosten en zorgverzekering

Vluchtelingen uit Oekraïne moeten zo goed mogelijk toegang krijgen tot zorg en ondersteuning. Daarom zijn op meerdere opvanglocaties GGD en andere medische dienstverleners aanwezig. Meer informatie hierover lees je op de website van Rijksoverheid.

Vluchtelingen uit Oekraïne die in Nederland gaan werken, waren tot 1 augustus 2022 verplicht een zorgverzekering af te sluiten. Maar vanwege de vaak kortlopende arbeidscontracten heeft de Rijksoverheid besloten om de Regeling Medische zorg Ontheemden uit Oekraïne (RMO) in werking te laten treden. Het declareren van de vergoeding van medische zorg voor vluchtelingen uit Oekraïne wordt daarmee vereenvoudigd. Dit houdt in dat Oekraïners vanaf 1 augustus 2022 geen Nederlandse zorgverzekering meer hoeven af te sluiten, ook niet als ze in Nederland werken. Lees meer…

Arbeidsovereenkomsten in het Oekraïens en Russisch

Wil je een Oekraïner in loondienst nemen? Zorg dan voor een goede arbeidsovereenkomst. Voorbeeld arbeidsovereenkomsten van de Werkgeverslijn zijn vertaald naar het Oekraïens en het Russisch. Onderaan deze pagina kun je deze documenten downloaden.

Interview met Vluchtelingenwerk Nederland over werken met vluchtelingen

Vluchtelingenwerk Nederland krijgt sinds de oorlog in Oekraïne veel vragen van werkgevers. Wij interviewden Radboud Fransen, adviseur arbeidsparticipatie om antwoord te krijgen op een aantal veelgestelde vragen van agrarische werkgevers.

Handige tips voor het werken met vluchtelingen

Mogen Oekraïners in Nederland werken en zo ja onder welke voorwaarden?

Ja. Wanneer zij in het bezit zijn van het Bewijs van verblijf. Hoe je het bewijs van verblijf van jouw Oekraïense medewerker controleert en zo dus kunt achterhalen of hij nog bij jou mag werken, lees je hier.

Hoe werkt de meldplicht?

Wat als de werkgever geen melding bij het UWV doet?

Het niet naleven van deze verplichting is een overtreding van de Wet Arbeid Vreemdelingen en kan resulteren in een boete van € 1.500,-.

Moet een Oekraïense vluchteling die gaat werken een zorgverzekering afsluiten?

Vanwege de vaak kortlopende arbeidscontracten heeft de Rijksoverheid besloten om de Regeling Medische zorg Ontheemden uit Oekraïne (RMO) in werking te laten treden. Het declareren van de vergoeding van medische zorg voor vluchtelingen uit Oekraïne wordt daarmee vereenvoudigd. Dit houdt in dat Oekraïners vanaf 1 augustus 2022 geen Nederlandse zorgverzekering meer hoeven af te sluiten, ook niet als ze in Nederland werken.

Kunnen Oekraïners een Nederlands bankrekeningnummer krijgen of is een Oekraïense rekening met IBAN nummer ook goed?

Overboekingen van en naar het buitenland zijn mogelijk. Maar met een Oekraïense betaalkaart is het niet altijd mogelijk in Nederland te betalen of geld op te nemen. Bovendien brengt dit vaak extra kosten met zich mee. Vluchtelingen uit Oekraïne kunnen na aankomst in Nederland bij banken en andere betaaldienstverleners een betaalrekening openen. Bij de betaalrekening zit een IBAN, een betaalpas en de mogelijkheid om via internetbankieren of met een mobiele app te betalen en bankieren. Voor het openen van een bankrekeningnummer is een erkend identiteitsbewijs nodig. Heeft de vluchteling deze niet? Ook dan is het mogelijk een bankrekeningnummer te openen.

Is de Nederlandse wet- en regelgeving (belastingen, cao etc.) van toepassing?

Uiteraard, er zijn geen specifieke uitzonderingen of extra bepalingen van kracht. Het is belangrijk, net als voor alle andere werknemers, dat Oekraïners op basis van de Nederlandse wet- en regelgeving en de arbeidsvoorwaarden uit de cao’s worden beloond, en dat zij onder goede arbeidsomstandigheden kunnen werken.

Wat betekent het ontvangen van salaris bij een werkgever voor het leefgeld dat mogelijk verstrekt gaat worden?

Bij inkomsten uit arbeid stopt het leefgeld.

Mag ik kosten in rekening brengen voor de huisvesting die ik aan mijn Oekraïense werknemer aanbied?

Dit mag wanneer er aan de voorwaarden van de Wet Aanpak Schijnconstructies en de Wet Minimumloon wordt voldaan, net zoals bij andere werknemers. De huisvesting moet dan o.a. gecertificeerd zijn door het Agrarisch Keurmerk Flexwonen (AKF) of Stichting Normering Flexwonen (SNF). Voorwaarde is hierbij dat de Oekraïense werknemer via een schriftelijke volmacht toestemming geeft aan de werkgever voor de inhouding voor huisvesting op het WML. Bij deze schriftelijke volmacht moet een afschrift van de huurovereenkomst en van de bescheiden waaruit blijkt dat de woning is gecertificeerd worden overlegd. Wordt voldaan aan deze voorwaarden dan mag maximaal 20% van het WML worden ingehouden voor de huisvesting (conform de cao Open Teelten en cao Glastuinbouw).

Kan ik de Oekraïense werknemer een voorschot geven en dit later met zijn salaris verrekenen?

Er mogen voorschotten op het loon worden gegeven die later worden ingehouden. Wel moet per saldo van het voorschot en de slotbetaling minimaal het netto equivalent van het WML giraal worden betaald. Ook moeten werkgever en werknemer schriftelijk overeenkomen dat er sprake is van een voorschot op het loon.

Kan ik als werkgever werktijdverkorting aanvragen door de Oekraïne oorlog?

Mag mijn toekomstige Oekraïense medewerker werken in Nederland?

Alleen personen afkomstig uit Oekraïne die vallen onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming zullen een bewijs van verblijf ontvangen van de IND waarmee zij recht hebben op opvang en mogen werken in Nederland. Je leest op de website van de Rijksoverheid wanneer vluchtelingen wel en wanneer zij niet onder de richtlijn vallen. Uiteindelijk bepaalt de IND, op basis van de informatie die zij hebben, of aan de voorwaarden is voldaan en er een bewijs van verblijf wordt verstrekt.

Hoe controleer ik of het bewijs van verblijf nog geldig is van mijn Oekraïense medewerker?

Hoe je het bewijs van verblijf van jouw Oekraïense medewerker controleert en zo dus kunt achterhalen of hij nog bij jou mag werken, lees je hier.